Veranstaltungen während des Sommers 2020 trotz der anhaltenden Pandemie zu ermöglichen statt nur abzuwarten, dieses Ziel hatte sich das Team der LAV Veranstaltungstechnik gesetzt. Deshalb haben sie als Konsequenz des ersten Lockdown mit der Ausarbeitung eines Hygienekonzeptes in Zusammenarbeit mit dem Gesundheitsamt begonnen. Dieses sollte Konzerte auch diesen Sommer trotz der Pandemie für die Menschen möglich zu machen.
Um dieses Konzept Realität werden zu lassen, war ein digitaler Ticketshop nötig. Gemeinsam mit dem Kunden haben wir uns daran gemacht, eine Lösung für ein das Pionierprojekt im Bereich Veranstaltungen zu entwickeln, die alle besonderen Gegebenheiten abdecken würde.
Über die Veranstaltungsreihe
Das Konzept für den Kern der Veranstaltungen war simpel: eine regionale Zielgruppe, bei der man bereits bekannt war, und Bands organisieren, die sich bei dieser bereits großer Beliebtheit erfreuen. Das Team von LAV begann die nach der Region benannten MV Konzerte in Röbel an der Müritz zu planen. Auch wenn Zuschauer aus vielen Teilen Deutschlands angereist sind, um sich die Chance nicht entgehen zu lassen.
Künstler & Partner
Eine Befragung der Leute vor Ort über soziale Medien wurde durchgeführt, um herauszufinden, welche Künstler besonders gewünscht wären. Basierend auf diesen Ergebnissen konnte das TEam von LAV u. a. bekannte Namen wie Heinz-Rudolf Kunze, Karat und Münchener Freiheit für die Konzertreihe gewinnen.
Zusätzlich gelang es auch noch die lokale Brauerei als Sponsoren für die Konzerte zu gewinnen.
Hygienekonzept
Das Hygienekonzept sah vor, wie Tickets Online verkauft werden, Gäste in Gruppen Gruppen zusammensitzen und allgemein hohe Hygienestandards gewart werden können. Des Weiteren sollte es für den Ernstfall möglich sein, die Daten aller Teilnehmer nach Gruppen sortiert an die jeweiligen Gesundheitsbehörden übermitteln zu können.
Die fachgerechte Minimierung der Kontakte und Ausarbeitung überzeugten auch die zuständigen Behörden. Für den Ticketverkauf war nur noch der richtige Shop nötig.
Umsetzung des Ticketshop
Um das Hygienekonzept in einem vollautomatischen Online Ticketshop realisieren zu können, waren diverse manuelle Anpassungen im Kaufprozess nötig. Die Verwendung einer Online Plattform wie Eventtim oder Eventbrite, die nur einen standardisierten Prozess anbieten, war also gar keine Option.
Also besondere Herausforderung kam hinzu, dass für die erste launchfähige Version des Shops nur eine Woche Zeit war. Wir haben für den Kunden auf Basis von WordPress und WooCommerce einen Shop mit sowohl benutzerdefiniertem Design als auch Ticketverkauf geschaffen. Trotz des knappen Zeitrahmens gelang es uns, die Anforderungen zu erfüllen.
Webdesign
Basierend auf den aufgestellten Bands war die Designsprache klar: die guten 80er- und 90er-Jahre. Bunte und auffällig musste es sein und da das regionale Projekt MV Konzerte hieß, bedienten wir uns einfach der Farben des Landes – Blau, Rot und Gelb.
Tickets
Wir haben dafür gesorgt, dass alle Gäste ihre Tickets mit Namen, Adressen und Kontaktdaten personalisieren müssen. Das Shopsystem hat die Daten anschließend verschlüsselt sowie nach Veranstaltungen und Gruppen sortiert gespeichert. Diese gab uns die Möglichkeit einer ggf. schnellen digitalen Übertragung an die Behörden – von der wir zum Glück nicht einmal Gebrauch machen mussten.
Der benutzerdefinierte Webshop machte es möglich, dass Tickets nur in Gruppen erworben werden konnten. Dadurch wurde sichergestellt, dass eine Gruppe von Bekannten zusammen anreist, gemeinsam am Einlass erscheinen und beieinander sitzt. So war es gleichzeitig möglich Kontakte zu minimieren, sie den Leuten gepaart mit Unterhaltung aber auch zu ermöglichen.
Der Ticketshop hat alle erfolgreich bezahlten Tickets automatisch als Mail sowie PDF an die Gäste geschickt. Die QR-Codes darauf konnten dann am Einlass kontaktlos eingelesen werden. Zur Sicherheit wurden auch noch einmal die Namen aller Teilnehmer auf den Tickets mit den Ausweisen verglichen.
Marketing
Begleitet wurde die Konzertreihe von Marketingmaßnahmen in Print, Social Media und Radio, bei denen wir ebenfalls mitgewirkt haben.
